УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ
Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно–распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно–распорядительной документации (УСОРД) (далее – документы) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
· федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
· предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно–правовой формы и вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает:
· состав реквизитов документов;
· требования к оформлению реквизитов документов;
· требования к бланкам и оформлению документов;
· требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Требования к бланкам документов и оформлению документов
Документы изготавливают на бланках.
Устанавливаются два основных формата бланков документов – А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
· 20 – левое;
· 10 – правое;
· 20 – верхнее;
· 10 – нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.
Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.
Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
· центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
· флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
· общий бланк;
· бланк письма;
· бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.